Workflows
Workflow emails et notifications
Parcours fonctionnel d'une notification email, depuis l'événement métier jusqu'à l'action attendue du destinataire.
Workflow emails et notifications
Ce workflow explique comment TARS décide qu'un email doit partir, qui doit le recevoir, et ce que l'utilisateur est censé faire après réception. Le détail des emails concernés et le repère des clés de traduction sont dans Notifications et emails.
Parcours fonctionnel
flowchart TD
evenement["Événement métier"] --> important{"L'utilisateur doit-il être informé ?"}
important -->|Non| stop["Pas d'email"]
important -->|Oui| role["Identifier le rôle concerné"]
role --> destinataire["Trouver les destinataires"]
destinataire --> preference{"Email désactivable ?"}
preference -->|Oui| consentement["Respecter les préférences"]
preference -->|Non| langue["Choisir la langue"]
consentement --> langue
langue --> contenu["Composer le message métier"]
contenu --> pieces{"Documents ou liens utiles ?"}
pieces -->|Oui| enrichir["Ajouter facture, lot, question, document ou action"]
pieces -->|Non| envoyer["Envoyer l'email"]
enrichir --> envoyer
envoyer --> trace["Conserver une trace d'envoi"]
trace --> action["Action attendue du destinataire"]
Règles de décision
| Question métier | Règle |
|---|---|
| Pourquoi envoyer un email ? | Parce qu'un événement change la situation d'un utilisateur: compte à valider, enchère dépassée, lot accepté, facture à payer, document refusé, vente gagnée, question répondue. |
| Qui reçoit l'email ? | Le rôle concerné par l'événement: acheteur, vendeur, personne d'une organisation, personne invitée, ou utilisateur ayant posé la question. Pour un email vendeur, les organisations délégataires d'une procuration le reçoivent aussi selon leurs rôles délégués et le mode Partage ou Transfert (voir Procurations et organisations complexes). |
| Peut-on désactiver l'email ? | Oui pour les notifications de suivi, marketing, questions ou enchères lorsqu'elles sont prévues comme préférences. Non pour les emails d'accès, sécurité, paiement critique ou conformité. |
| Dans quelle langue ? | Dans la langue disponible pour le shop et le destinataire; si elle n'est pas disponible, l'anglais sert de fallback. |
| Peut-on regrouper ? | Oui lorsque plusieurs lots, factures ou résultats concernent le même destinataire et le même moment métier. |
| Que doit contenir l'email ? | Le contexte compréhensible, le statut, les prochaines étapes, et un lien vers l'action attendue. |
| Que se passe-t-il après l'envoi ? | Une trace d'envoi permet de vérifier qu'un utilisateur a bien été notifié. |
Gestion des préférences et canaux
- Chaque notification est déclarée dans la configuration du shop avec une catégorie métier (compte, enchères, publication, factures, documents, questions, visites, etc.), un type d'utilisateur concerné (admin, acheteur, vendeur), un indicateur "désactivable", et deux indicateurs d'affichage distincts: back-office et espace personnel.
- Seules les notifications désactivables et affichées en back-office apparaissent dans l'écran de préférences d'un utilisateur, regroupées par type d'utilisateur puis par catégorie.
- Aujourd'hui, c'est un gestionnaire back-office qui modifie ces préférences pour le compte de l'utilisateur: la préférence est une liste d'exclusion (
notificationOptOuts) portée par l'utilisateur, pas un formulaire self-service dans l'espace personnel, même si l'indicateur d'affichage "espace personnel" existe déjà dans la configuration. - Un canal SMS est configurable dans le shop avec les mêmes règles que l'email (catégorie, type d'utilisateur, désactivable, affichage back-office ou espace personnel), mais aucun envoi SMS actif n'a été retrouvé dans le code: seul le canal email est confirmé en production à ce jour.
- Une notification non désactivable (accès au compte, sécurité, paiement critique, conformité) reste envoyée quelle que soit la liste d'exclusion de l'utilisateur.
- Quand on attribue des rôles métier à une personne ou qu'on les change, sa liste d'exclusion est pré-réglée : les notifications désactivables étrangères à ses rôles sont exclues. Repasser la personne en Admin ne réinitialise pas cette liste.
Parcours par famille
| Famille | Objectif fonctionnel | Exemples d'emails |
|---|---|---|
| Compte et invitations | Permettre à l'utilisateur d'accéder à son compte ou de rejoindre une organisation. | user-activation, user-resetPassword, user-invitation |
| Suivi et marketing | Ramener l'acheteur vers les lots qui l'intéressent. | savedSearch, auction-reminderFollow, newsletter |
| Enchères | Informer l'acheteur de sa position dans la vente. | bids-confirmBid, bids-outBid |
| Publication vendeur | Guider le vendeur dans la publication et la validation de ses lots. | self-submitted, self-requestModify, self-validated, sale-validation-requested |
| Fin de vente | Expliquer qui a gagné, perdu, ou doit prendre une décision. | full-closedSaleWinner, full-closedSaleLoser, self-acceptanceSale |
| Factures et paiement | Faire payer, confirmer le paiement, relancer ou transmettre les documents financiers. | full-confirmationPurchaseBuyer, full-confirmPaidBuyer, full-reminderPayment |
| Documents et conformité | Obtenir ou corriger les documents nécessaires à l'achat, la vente ou la conformité. | document-refused, kyb-to-modify, seller-kyb-sca-required |
| Questions | Prévenir qu'une question a été posée, répondue, modifiée ou ignorée. | question-submitted-seller-notification, question-answered, question-ignored |
Points d'attention lors d'un changement
- Vérifier le moment exact de l'envoi: immédiat, différé, rappel, fin de vente ou action manuelle.
- Vérifier le rôle destinataire: acheteur, vendeur, organisation, personne invitée, gestionnaire de documents.
- Vérifier si l'email doit respecter les préférences ou rester obligatoire.
- Vérifier que le message contient une action claire: valider, payer, corriger, répondre, consulter, renouveler.
- Vérifier que les emails groupés restent compréhensibles lorsqu'ils contiennent plusieurs lots ou documents.
- Vérifier que les emails sensibles, comme conformité, paiement ou changement d'IBAN, restent envoyés aux bonnes personnes.
- Vérifier si un self-service espace personnel ou un envoi SMS actif a été ajouté, ce qui changerait la règle "gestion par le back-office uniquement" et "canal email uniquement" décrite ci-dessus.
- Mettre à jour Notifications et emails lorsqu'un nouvel email est ajouté ou qu'une règle de gestion change.